Оглавление:
Как правильно возместить сотруднику расходы на проживание в гостинице
Сумму компенсации в рублях нужно определить по курсу обмена, который был на момент проведения платежа. Для подтверждения курса обмена работнику нужно взять в банке справку о движении денежных средств на его банковской карте. В авансовом отчете сумма расхода указывается по курсу на момент проведения платежа. Курс какой валюты брать зависит от того, в какой валюте произошло списание.
Это будет видно из банковской справки.
Компания обязана возместить работнику оплату жилья в командировке (ч. 1 ст. 168 ТК РФ ). Оплата произведена в валюте.
Компенсацию нужно выплатить в рублях.
Как ее рассчитать? Сумму компенсации в рублях нужно определить по курсу обмена, который был на момент проведения платежа.
Для подтверждения курса обмена работнику нужно взять в банке справку о движении денежных средств на его банковской карте. Например, 20 августа 2015 года сотрудник улетел в командировку на три дня в Рим.
Спорные ситуации при направлении сотрудников в командировки
Если проездной документ утерян, то у транспортной организации можно запросить его копию или справку, позволяющую идентифицировать пассажира, маршрут, а также стоимость и дату поездки (письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 5 февраля 2010 г. № 03-03-05/18 ). В случае, когда сотрудник уехал в командировку на личном транспорте, даты поездки можно подтвердить служебной запиской, которая оформляется после возвращения из командировки (п. 7 Положения ). При этом, если на одной машине в командировку отправилось несколько сотрудников, то записку должен составить каждый из командированных.
Кроме того, каждому из них понадобится составить отдельный авансовый отчет. К служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использование машины.
Это, в частности, путевой лист или квитанции об оплате топлива.
Работник оплатил расходы своей картой
О расходовании полученной суммы подотчетное лицо должно отчитаться. Для этого сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (абз.
2 п. 6.3 Указания № 3210-У). Сделать это нужно в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения периода, на который выдавались наличные под отчет, или со дня выхода на работу. Затем бухгалтерия утверждает авансовый отчет. При этом в Указании № 3210-У нет запрета на расчеты подотчетным лицом за приобретаемые товары или услуги собственной банковской картой.
Однако для подстраховки рекомендуем прямо прописать в локальных документах организации такую возможность, а также порядок предоставления сотрудником авансового отчета и подтверждающих документов в такой ситуации.
Так, в рассматриваемом случае часть суммы из подотчетных средств, равная той, что была списана с личной карты работника, остается у последнего.
Служебные командировки
1. В связи с тем, что необходимость направления работника в командировку может возникнуть неожиданно, бухгалтерия предприятия не всегда имеет возможность выплатить аванс наличными своевременно, особенно если речь идет об иностранной валюте. В этом случае выходом может стать перечисление денежных средств на соответствующий картсчет с дальнейшим использованием командированным лицом платежной карточки.
2. При задержке работника в командировке по уважительной причине предприятие будет иметь возможность дополнительно перечислить денежные средства, необходимые работнику в связи с продлением срока его командировки, на картсчет (см. письмо НБУ от 15.03.2007 г. № 11-113/981-2658 на с. 32). 3. Вариант расчетов с применением платежных карточек позволяет выполнить требование Инструкции № 59 об обеспечении работника авансом на командировку за границей в иностранной валюте даже тем предприятиям, у которых отсутствуют валютные счета.
За границу с банковской картой: оплачиваем расходы по командировке
Организация отправляет сотрудников в командировки за границу (не в страны СНГ). Аванс в рублях перечисляется на корпоративную карту или зарплатную карту сотрудника.
Сотрудник во время командировки расплачивается указанной картой.
Банк списывает средства с карты в рублях в соответствии со своим внутренним курсом.
После возврата из командировки сотрудник представляет авансовый отчет, чеки и слипы в иностранной валюте, также возможно представление выписки банка о списании средств. Каков порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете расходов в рассматриваемой ситуации? Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику в том числе расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
