Home » Статьи » В каком шкафу должны храниться трудовые книжки работников

В каком шкафу должны храниться трудовые книжки работников

Правила ведения и хранения трудовых книжек в соответствии с законодательством

Правила ведения и хранения трудовых книжек предусматривают обязанность ответственного кадрового специалиста представлять отчетные документы в отдел бухгалтерии. Отчеты содержат сведения:

  1. О количестве неиспользованных бланков, содержащихся на хранении у работодателя;
  2. О денежных средствах, выплаченных за их покупку или оформление (в т.ч. вкладышей).

Счет, включающий информацию о суммах, составляется в свободной форме с приложением чеков, квитанций или иных документов, свидетельствующих об оплате.

Срок хранения трудовых книжек, не полученных работниками при расторжении с ними договоров (например, в случае их отказа от получения), составляет 50 лет. Все внесенные в документ записи в течение этого периода будут являться действительными.

Трудовой консультант

ТРУДОВОЙ КОНСУЛЬТАНТ

книжка относится к тому виду документов, который позволяет фиксировать трудовой стаж, имеющийся у работника на протяжении всего времени его деятельности.

Обязанность по заведению книжки впервые возложена на работодателя, который и является ее хранителем в течение всего срока существования отношений с работником. После завершения таких отношений документ передается на руки работнику, который хранит ее лично до момента следующего трудоустройства.

На государственном уровне разработана единая форма трудовой книжки, которая содержит несколько разделов.

Едиными являются и правила оформления самого документа и его вкладыша, осуществления записей, а также процедуры хранения.

Процедура хранения и учета движения трудовых

  • наниматель должен иметь небольшой запас незаполненных и их вкладышей;
  • наниматель должен обеспечить строгий учет получения, движения и выдачи трудовых, их вкладышей, дубликатов, что отражается в журналах, которых на предприятии должно быть два. Учет бланков и их вкладышей должен отражаться в приходно-расходной книге. Здесь отражаются сведения о приобретении документов и их выдаче работникам. Получение и выдача, связанная с трудоустройством или увольнением, отражается в соответствующей Книге учета, фиксирующей движение документов. Нумерация страниц в журналах осуществляется сквозным образом. Документ прошивается, скрепляется пломбой и заверяется руководителем;
  • процедура хранения должна быть проведена с полным обеспечением сохранности переданных документов. Наиболее действенным способом хранения является помещение документов в сейф или металлический шкаф.

Процедура по уничтожению трудовых

Эта статья была вам полезна?

Поделитесь с друзьями!

Должны ли трудовые книжки храниться в несгораемом опечатанном сейфе, или достаточно металлического запираемого шкафа? Должны ли быть в помещении, где хранятся трудовые книжки, решетки на окнах и металлическая дверь?

Согласно п. 42 Правил бланки книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

Рекомендуем прочесть:  Как нотариально заверить документ

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105). В то же время в соответствии с п.

45 Правил ответственность за организацию работы по хранению книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Полагаем, что во избежание утраты и повреждения трудовых книжек работников работодатель вправе самостоятельно разработать комплекс мер для обеспечения сохранности этих документов.

Где должны храниться трудовые книжки работников?

Следовательно, чтобы избежать утрату или повреждение трудовых книжек организация обязана принять соответствующие меры. Так, по своему усмотрению организация вправе использовать для хранения трудовых книжек работников сейфы, металлические шкафы или специально оборудованные помещения.

Подробности в материалах Системы Кадры: Как учитывать и хранить трудовые книжки Иван Шкловец , заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости Как организации хранить книжки По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера.

Check Also

Ренессанс страхование отказ от страховки по кредиту