Что делать кадровику, если работник изменил фамилию, имя или отчество?

В этом случае специалисту по кадрам придется вносить изменения в учетные документы, где указаны персональные данные человека. Как это правильно сделать — в материале

• Новый СНИЛС

• Новый ИНН

• Новый загранпаспорт (если ранее он был). Замена загранпаспорта важна в первую очередь лично для сотрудника: чтобы не возникло проблем при выезде, если его направят в командировку за границу

Стали свидетелями интересного события? Поделитесь!

Читайте также:

В Благовещенске состоится большой семинар для кадровиков

Персональные данные благовещенцев с Аvito утекли в интернет

Россияне могут остаться без систем онлайн-бронирования гостиниц

Как быть с «летунами»?

Как найти общий язык с начальником?

© 2010-2019.

ИД «Дважды два». г. Благовещенск. 16+

Как оформить кадровые документы при изменении личных данных работника

При изменении анкетно-биографических данных работники кадровых служб чаще всего допускают следующие ошибки:

1. Не указываются основания для внесения изменений (отсутствует ссылка на соответствующий документ).
2. Изменения в учетные данные работника вносятся на основании ненадлежащих документов.
3. Не соблюдаются технические требования к внесению изменений.

На этом этапе работник организации должен представить работодателю письменное заявление с просьбой о внесении изменений в учетные документы и копии подтверждающих документов. Кроме того, ему необходимо заменить свидетельство о присвоении ИНН и медицинский полис.

Бланк заявления о внесении изменений в кадровые учетные документы представлен в приложении 1.

Необходимые следует внести в личную карточку (форма № Т-2), а также указать реквизиты документов-оснований.

Работник меняет фамилию: как оформить изменения в кадровых документах

Изменять персональные данные работника – это полномочие специальных государственных органов, а не кадровой службы работодателя. Кадровая служба лишь вносит в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных работников, выданных специальными государственными органами. На основании такого приказа будут вноситься изменения в трудовую книжку работника, личную карточку работника, лицевой счет работника и иные кадровые и бухгалтерские документы, содержащие персональные данные работника.

Однако существует и другая точка зрения.

Оппоненты считают, что дополнительное соглашение к трудовому договору должно заключаться в случае изменения работником фамилии и иных персональных данных. Сторонники этой позиции ссылаются тоже на статью 57 ТК РФ и указывают, что эта статья допускает внесение в текст трудового договора только недостающих сведений, а не измененных.

Оформляем кадровые документы при — изменении личных данных работника

Однако для внесения таких нужно основание.

Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником. А вот о том, чтобы работник представил эти документы, стоит позаботиться заранее, и включить в трудовой договор стандартное условие о том, что работник обязан сообщать работодателю о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в трудовом договоре. В принципе, для начала процедуры внесения изменений в кадровый учет, достаточно просто получить от сотрудника документы, подтверждающие фамилии — новый паспорт, свидетельство о заключении брака.

С этих документов нужно снять копии, и заверить их штампом (печатью) организации и подписью бухгалтера.

Однако мы рекомендуем все же попросить сотрудника подписать вот такое заявление: А к трудовому договору подписывается следующее дополнительное соглашение: Следующей ситуацией, которую мы рассмотрим в рамках сегодняшней темы, является получение сотрудником нового паспорта.

При изменении анкетно-биографических данных работники кадровых служб чаще всего допускают следующие ошибки:

1. Изменения в учетные данные вносятся на основании ненадлежащих.
2. Не указываются основания для внесения (отсутствует ссылка на соответствующий документ).
3. Не соблюдаются технические требования к внесению изменений.

На этом этапе работник организации должен представить работодателю письменное заявление с просьбой о внесении изменений в учетные документы и копии подтверждающих документов. Кроме того, ему необходимо заменить свидетельство о присвоении ИНН и медицинский полис.

Бланк заявления о внесении изменений в кадровые учетные документы представлен в приложении 1.

Необходимые изменения следует внести в личную карточку работника (форма № Т-2), а также указать реквизиты документов-оснований.